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ILECでは、世界湖沼会議の開催候補地を世界中から募集しています。

WLCを開催するメリット

世界湖沼会議は、世界の専門家、政策立案者、市民、企業などが一堂に会し、世界の湖沼流域に関する重要な問題について話し合う国際会議です。世界湖沼会議を開催することで、主催団体とその周辺地域に以下のような効果がもたらされます。

  • 国際的な認知度の向上： 持続可能な湖沼管理への貢献をアピールし、国内外からの注目を集め、評価を高めます。
  • 地域社会への貢献： 地域社会の参加を促し、地球環境問題への理解を深めるきっかけとなります。
  • ネットワークとパートナーシップの強化： 既存のネットワークを強化し、国際機関、政府機関、研究機関との新しいつながりを構築します。

開催地選定について

世界湖沼会議の開催地の選考は、通常、会議開催の約3年前から開始されます。
開催地選定プロセスは以下の２段階に分けて行われます。

  1. 意向表明書（LoI）の提出
  2. WLC提案書の提出

提出された意向表明書と提案書をもとに、ILEC（科学委員会、理事会、事務局、必要に応じてILECが要請した外部評価者による）が審査を行います。

選定の流れ

WLC開催意向表明書（LoI）の提出

LoIを提出するには以下のリンクから申し込みフォームに入力してください。
https://forms.gle/6wRF5q6xGmBrMaXf8

必須項目

  • 開催希望期間
  • 開催地（都市と国、および開催予定施設名・所在地）
  • 会議コンセプト／テーマ
  • 主催団体
  • 連絡担当者の氏名
  • 想定される参加者数
  • ハイブリッド・イベント（対面およびオンライン）の実現可能性
  • 地方自治体・中央政府からの支援状況およびホスト選定後の支援の見込み
  • 大学・研究機関等との連携状況およびホスト選定後の連携拡大の見込み
  • 財政的スポンサーの見込み

 

（参考）典型的な会議プログラム

  • 分科会（口頭およびポスター）
  • 基調講演
  • 国際政策フォーラム／国内・地域政策フォーラム
  • 関連ワークショップ
  • ユースセッション
  • 展示ブース
  • フィールドトリップ
  • 文化イベント
  • バンケット
  • その他のプログラム

 

意向表明書（LoI）のコメント欄には、以下のような情報を記入してください。

  • 国際会議の運営経験（あれば、例を挙げてください）
  • 会議開催を希望する理由、目標、求められるアウトプット等
  • 会議を成功させるための強み

　　・・・など

意向表明書（LoI）を提出した団体は、LoIの承認通知後、指定された期日までに提案書を提出してください。

WLC開催提案書（プロポーザル）の提出

LoIがILECによって承認された提案団体は、WLC開催提案書を提出してください。

提案書には以下の内容について記述してください。

  • 国際会議の現地主催者として、国際会議を開催・運営する能力と経験。（会場の手配、会議プログラムの構築、基調講演者の選定、魅力的な社交イベントの企画、ハイブリッド形式（対面およびオンライン）での会議の実施などを含む。）
  • 開催国および地域の科学、政府、地域団体から受けられる支援の見込み。（提案書には、政府機関、大学、科学アカデミー、産業界、地域団体など、国または地域の組織からの支持の書簡が添付されていることが望ましい。）
  • 会場へのアクセスのしやすさや参加者にとっての利便性、提案する会議施設の魅力、および300名以上の参加者を受け入れるための適性（過去のWLCでは、300名から1,500名の参加者があった）。
  • 会議開催における財務面への責任能力。
  • 登録料を含め、会議開催にかかる主な費用と予想される収入を概説した予算案。
  • 開発途上国からの参加者や学生の参加支援の可能性とその方法。（登録料の減額など）

WLCホスト選出後の開催における役割、責任および基本要件

以下は、WLCホストに選定された団体がWLCを開催・運営する際の役割、責任、および基本的な要件を示したものです。これらは、提案書の作成においても考慮してください。

WLC現地主催者（Local Host）の役割

  1. WLC開催組織委員会の設置。
  2. 会議運営に関わるあらゆる準備調整と実施業務。
  3. 会議の財政と予算の管理。
  4. 会議の広告およびプロモーション。
  5. ソーシャルプログラムの調整と実施。
  6. 以下の施設を備えた会議会場を確保するとともに、会場へのアクセスを確保し、会期中の管理・運営を行うこと。
    • 会議参加者全員を同時に収容できるシアター形式の本会議場
    • 並行した分科会やハイブリッド開催等への対応のため、ビデオプロジェクターと音響システム、ネット環境を整えた会議室
    • 昼食・休憩とレセプションのためのスペースまたはホール
  7. 同時通訳システム（必要に応じて）を含む視聴覚機器の提供。
  8. クレジットカードやその他の電子決済による参加費の支払いのための電子システムの提供および管理。
  9. 会場、ホテル、交通機関、登録、プログラム、アブストラクト募集などの情報を掲載する会議ウェブサイトの提供および随時内容の更新。
  10. 招待講演者の参加、旅費、宿泊費、その他の会議支援等に関する調整。
  11. ビザを必要とする参加者への招待状およびその他の必要なサポートの提供。
  12. 会議終了後の速やかな会議録と報告書の作成。これらは ILEC と会議のウェブサイトで公表される。
  13. WLCロゴなど会議のメインビジュアル制作。広報資料（チラシ、プログラム、ウェブサイトなど）には、WLCロゴのほか、地元ホスト組織と ILEC のロゴを掲載する。WLCロゴのデザインは過去のWLCに倣うこと。

ILECの役割

  1. 会議の組織とプログラムを把握し、現地主催者との間で署名された覚書（MoU）およびその他の合意条件が遵守されていることを確認する。
  2. WLC組織委員会の設置後、ILEC科学委員をWLC組織委員会のメンバーとして参加させる。WLC組織委員会の主な役割は以下のとおり。
    • アブストラクトを募集・評価し、最終的な分科会テーマを決定すること。
    • 招待講演者およびその他のプログラムを決定すること。
    • 招待講演者に連絡し、会議への参加を依頼すること。
  3. ILEC のウェブサイトやソーシャルメディアに会議情報を掲載し、宣伝・促進を図る。
  4. ILEC の国際的ネットワークを通じた会議への参加促進を行う。
  5. 適宜、ILEC 科学委員会からセッション議長と基調講演者を割り当てる。
  6. WLCの企画・運営に関する様々な事項について現地主催者と調整する。

財政

  1. 現地主催者は、会議の収入、経費、スポンサーシップ、払い戻し等を含む財務管理およびその結果の全てについて責任を負う。 会議が終了した時点で、現地主催者 はすべての払い戻しや請求書の決済を確認する。また、現地主催者はILECに最終財務報告書を提出する。
  2. 提案書に記載された登録料は、ILECと事前に協議することなく大幅に変更してはならない。
  3. 現地主催者は、すべての資金調達活動に責任を持つ。スポンサー募集要綱等は、公表前にILECと協議の上、現地主催者が作成する。
  4. 会議開催から生じた収入および損失はすべて 現地主催者 が受領・負担する。

変更、遅延、キャンセル、その他の一般的事項 

  1. 会議の決定事項を変更する場合は、事前にILECと現地主催者の間で十分に協議すること。
  2. 現地主催者は、基本的な会議プログラムに支障をきたすような会場、期間、その他の内容変更はできない。やむを得ず変更が必要な場合は、当事者間で協議し、対応するものとする。
  3. 正式に締結された覚書（MoU）で合意された通り会議が実施されない場合（例えば、不測の事態による日程の変更など）、ILECと現地主催者は、会議を延期することが可能かどうかを協議する。 会議の延期を検討するにあたっては、参加者の安全、ILEC、現地主催者、および／または会議参加者への金銭的および／または風評的な影響を考慮に入れなければならない。
  4. いかなる状況においても、会議を中止する決定は、ILECと現地主催者の間で話し合い、合意に達した後に行われる。すべての当事者は、会議を中止する代わりに、延期も含めて会議を進めることができる代替手段を特定するために、あらゆる努力を払う。
  5. WLCの使用言語は英語とする。プログラムによっては、現地語による講演が許可される場合がある。　フォーマルなセッションの場合、英語による同時通訳を行うこと。